Datenschutzordnung
Präambel
Der FORUM DIALOG. Frauen- und Familienintegrationsverein e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Vereinsbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
6 Kommunikation per E-Mail
7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Arbeitsgruppenleiterinnen und Arbeitsgruppenleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
10 Datensicherheit und Datenmanagement
Der Verein erhebt von Spender/innen und Interessent/innen solche personenbezogenen Daten, die für die Zwecke der Spendengewinnung und Spendenverwaltung oder für die Bearbeitung von Anfragen erforderlich sind. Auch für die Zusendung einer Jahresspendenbescheinigung benötigen wir diese Daten. Ihre Adressdaten dürfen wir nach dem Bundesdatenschutzgesetz auch nutzen, um Ihnen Informationen über unsere gemeinnützige und mildtätige Arbeit zuzusenden. Wir versichern Ihnen dabei, dass Ihre Daten nur für Zwecke des Vereins verarbeitet werden. Weder verkaufen noch vermieten wir Adressen von Spender/innen oder Unterstützer/innen an andere Unternehmen oder andere (gleichgesinnte) Organisationen. Grundsätzlich haben Sie aber selbstverständlich das Recht, weitere Zusendungen zu stoppen und der Verwendung Ihrer Adresse für FORUM DIALOG e.V. zu widersprechen.
Um unsere Aufgaben erfüllen zu können, müssen wir mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die für diesen Zweck gegebenenfalls auch personenbezogene Daten erhalten. Diese Dienstleister sind vertraglich durch gebunden und dürfen personenbezogene Daten, die sie in diesem Zusammenhang erhalten, nur für den erlaubten Zweck verwenden.
11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
12 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 03.05.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.